武昌首义学院新闻中心

　
　　各院、系及有关部门：

　　2010届毕业生派遣工作即将开始，为了顺利、及时完成毕业生档案的收集、寄发工作，现将有关事宜通知如下：

　　一、应归档的材料　　1．学生登记表（加盖公章；已归档的无需再收集；缺学生登记表的请务必补齐）；
　　2．毕业生登记表（加盖校就业处公章）；
　　3． 成绩单（一式两份，加盖校教务处公章）；
　　4．毕业生分配工作报告通知书；
　　5．党、团材料（包括入党、入团志愿书、申请书、考察培养表等材料）；
　　6．毕业生体检表和校级以上奖励、处分材料。

　　二、对归档材料的要求
　　1．各系在档案材料送档案馆之前，应将毕业生的档案材料以个人为单位集中在一起；
　　2．按专业、班次分开，并按学号顺序排列（小号在上大号在下）；
　　3．到档案馆经工作人员审核无误后，再按要求将档案材料归（装）入每个毕业生档案袋中；
　　4．将缺材料的学生详细情况写清楚。

　　三、档案材料归档步骤
　　1．将档案袋按班级、学号顺序排开；
　　2．将每个毕业生的归档材料分别放在该毕业生的档案袋上，有不清楚的地方及时找档案馆工作人员联系；
　　3．检查全班档案材料与档案袋上的姓名，一一对应后再将档案材料分别放入该毕业生的档案袋中；
　　4．在档案袋的封口上贴档案密封条并加盖密封章；
　　5．在档案袋封面上粘贴或书写寄发地址；
　　6．将档案袋按毕业分配方案上的序号排列好，交档案馆工作人员移交验收后签字。

　　四、具体归档时间
　　6月28日：计算机科学与技术系、信息科学与技术系、自动化系、城市建设系、外语系；
　　6月29日：经济管理学院、新闻与法学系、艺术系。（各院系归档时间若有变动，请及时与档案馆联系）

　　五、几点说明
　　1．成绩单一式两份，一份用来装入学生档案袋；一份按班级、学号顺序整理好交档案馆存档；
　　2．学生档案归档时必须以院、系为单位，由负责毕业班的辅导员到档案馆归档，不得由学生代交。请各院、系在整理档案材料时认真检查核对，看材料是否齐全、有无漏盖公章和漏填写现象。各单位不得擅自增、减毕业生材料；
　　3．毕业生档案邮寄地址一律以就业处分配方案为准，不得随意更改；
　　4．凡需缓寄的毕业生档案，一律由就业处以书面形式通知档案馆。档案袋一旦密封后不再启封，未按时归档的材料由各单位自行寄发。

　　华中科技大学武昌分校档案馆